DINAS Perpustakaan dan Arsip (Dispusip) Kota Bandung terus menyosialisasikan pentingnya mengelola kearsipan dengan pembinaan. Karena arsip-arsip tersebut, seperti arsip dinamis dan statis sangat diperlukan baik untuk pembuktian mau pun sehari-hari di kantor.
Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan Dispusip Kota Bandung, Endrawati Padmadisastra mengatakan, selain pembinaan, pihaknya pun telah melakukan pengawasan kearsipan ke Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan Kewilayahan di Kota Bandung.
“Jadi arsip ini terbagi dua, arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis terbagi lagi menjadi tiga arsip aktif, inaktif, dan arsip vital yang memang harus dilestarikan,” katanya saat Bandung Menjawab di Ruang Media Balai Kota Bandung, Selasa (10/03/2020).
Sedangkan arsip statis, arsip yang mengandung sejarah-sejarah untuk dilestarikan yang bisa dipublikasikan. Karena hal tersebutlah peran Dispusip sangat penting untuk menjaga hal-hal tersebut.
“Dengan pengawasan kearsipan ini, ada empat pilar yang menunjang kita untuk pembinaan, yaitu tata naskah dinas, klasifikasi arsif, jadwal retensi arsip, dan sistem klasifikasi keamanan akses arsip,” ucap Endrawati.
Menurutnya, setiap OPD di Kota Bandung dalam pelaksanaan kearsipan ini juga memiliki tanggung jawab organisasi dalam hal pelaksanaan keamanan arsip, setiap dokumen harus diarsipkan agar mudah dicari.
“Jangan sampai terjadi pada 2016, arsip di depo arsip Wastukencana ini disimpan di dus dan box, ada juga yang diikat, sehingga arsipasi harus mengklasifikasi dan memilah arsip-arsip tersebut,” katanya.
Sementara itu, Kepala Seksi Pelestarian dan Pemeliharaan Kearsipan, Dini Dianti mengatakan, siklus arsip itu dimulai dari penciptaan arsip. Sehingga ASN pun menciptakan arsip.
“Arsip itu juga ada umurnya, ada yang masih digunakan itu arsip aktif. Sedangkan yang jadi inaktif itu ada yang dimusnahkan dan ada yang dipindahkan ke depo arsip yang sifatnya punya nilai sejarah tentang organisasi atau pembangunan di Kota Bandung,” katanya.
Dispusip yang beberapa waktu lalu mendapat predikat memuaskan dari Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) berharap bisa meningkatkan nilainya pada tahun berikutnya.
Dalam hal pelestarian arsip, Dini mengungkapkan pihaknya juga harus bisa merestorasi arsip, yakni dengan mengerjakan perbaikan arsip yang rusak dengan perbaikan seperti sobek kemudian disambungkan kembali.
“Jadi arsip Pemkot dan masyarakat yang terkena bencana misalnya bisa dilakukan di lab di depo arsip, mudah-mudahan lab tersebut ada di Depo Arsip yang akan dibangun di Gedebage nanti,” katanya.
Pada kesempatannya, Dini pun memaparkan ada teknik dalam pemeliharaan dokumen pribadi seperti akta dan kartu keluarga dengan cara Enkapsulasi yang mirip dengan proses laminating.
“Kalau laminating itu dipanaskan, sedangkan enkapsulasi tidak. Sebenarnya laminating itu dapat merusak arsipnya ketika dibuka, enkapsulasi tidak karena yang direkatkan hanya pinggiran luarnya dan ujungnya digunting agar ada udara masuk,” katanya.(DP)
